为确保迎新工作的顺利开展，9月12日午间，机电装备系在7410召开“机电系迎新准备会”，会议由辅导员孙娜老师主持，机电系学生会、自律会、团总支各部门负责人共同参加。
会议就机电系的迎新工作做了详细的安排部署。会上，孙娜老师将各部门负责人分为大门迎新、志愿服务和后勤保障等若干小组。要求所有的志愿者高度重视，在各尽其职的同时增强团队间的协作，树立良好的学生干部形象，遇到询问系部或其他问题时，耐心细致的解答，以青春微笑的脸庞，积极严谨的态度，热情周到的服务赢得师生的赞誉。
    在谈到新生报到注册的流程时，孙娜老师要求，要保证新生凭录取通知书找到自己的班级，领取自己的报到卡和餐卡，告知其网上注册学籍的时间，在志愿者的引领下由自律会人员安排住宿。努力提高工作效率，做到让所有新生以及新生家长满意。
    本次会议的召开旨在提高迎新时的工作效率，减少新生对校园的陌生感，让其对学校有初步的了解，使其尽快的融入校园生活，也树立了学生干部的良好形象，对日后学生工作的顺利开展起到了至关重要的作用。