各单位、各部门：

为进一步做好2014年各类档案归档工作，确保我院各类档案资料的完整性，现将有关事宜通知如下：

一、立卷归档范围

各部门凡是在2014年工作中形成的办理完毕的、具有查考和利用价值的文件、材料，都应收集齐全，立成案卷。

二、立卷归档要求

1.归档的文件材料要收集齐全完整。各部门收到的上级文件（包括参加上级召开的各种会议文件及其它材料），应及时转交学院办公室登记、传阅。各部门对上级文件需长期贯彻执行的、有利用价值的文件、资料，可保留复印件，不允许部门或个人分散保管使用，必须归档保管。

2.归档的文件材料必须使用钢笔（碳素墨水和蓝黑墨水）书写或打印，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水和纯篮墨水。

3.各部门要在平时立卷的基础上进行系统的分类、整理，立成案卷，使用统一的档案盒组装。案卷目录标题撰写由档案室统一编写。卷内目录和备考表的填写（或打印）要工整，清晰。

4.凡我院各部门存有历年的具有保存价值的档案资料，应系统整理，立成案卷，于2015年5月份前移交档案室。

三、立卷归档工作分工与送交时间

1.文书档案：分别由形成文书档案的党政办公室、组织人事处、工会、团委、纪委、学生处、教务处等部门收集、整理、立卷，应在2015年5月份前向档案室移交。

2.教学档案：分别由教务处、实训中心（实习工厂）、学生处、招就办、成教处收集、整理、立卷。应在2015年9月份前向档案室移交。

3.会计档案：由财务处负责收集、整理、立卷。应在2015年6月份前向档案室移交。（当年会计档案在会计年度终了后，可在会计部门保管二年后，再移交档案室。）

4.产品生产类档案：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。应在2015年6月份前向档案室移交。

5.出版物档案：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。应在2015年6月份前向档案室移交。

    6.外事类档案：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

   7.科研类档案：主要包括科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段所形成的资料。应在2015年6月份前向档案室移交。

8.基建档案：由基建办收集、整理、立卷。应于工程项目竣工验收合格后向档案室移交。

9.声像档案：由宣传处、电教室负责收集、整理、立卷。2015年9月份前向档案室移交。

希望各部门及有关人员认真对待，提高档案收集意识，严把归档材料的质量关，按时向档案室移交归档，共同做好2014年档案归档工作。

 

                     学院办公室

                    2015年3月19日